Báo giá & đơn hàng: từ bảng giá tới đơn đã giao
Tài liệu này đi qua từng màn hình của ứng dụng Báo giá & đơn hàng: nhân viên kinh doanh lập báo giá thế nào, giá và chiết khấu được tính từ đâu, khi nào báo giá phải chờ quản lý duyệt, trợ lý kinh doanh xác nhận và theo dõi giao hàng ra sao, hạn mức nợ chặn đơn ở bước nào, và trợ lý AI làm gì, dừng ở đâu.
Báo giá & đơn hàng là phần mềm cho doanh nghiệp phân phối và sản xuất bán cho đại lý, cửa hàng, khách doanh nghiệp. Ứng dụng thay bảng Excel báo giá và nhóm Zalo theo dõi đơn: giá lấy đúng bảng giá của nhóm khách, chiết khấu và thuế tự tính, giảm giá sâu phải có quản lý duyệt, đơn kẹt tự hiện ra mà không cần ai hỏi.
Các phần trong hướng dẫn
- Báo giá & đơn hàng là gì?
- Vấn đề thường gặp và cách ứng dụng xử lý
- Bắt đầu nhanh
- Lập báo giá, xử lý đơn hàng và theo dõi giao hàng
- Trợ lý, duyệt và dữ liệu
- Vai trò và phân quyền
- Trợ lý AI: làm gì và dừng ở đâu
- Kết nối agent KimQ và công cụ khác
- Dữ liệu và kiểm soát
- Hành trình sử dụng
Câu hỏi thường gặp
- Báo giá có tự gửi cho khách không?
- Không. Nhân viên tự gửi bằng bản in A4 hoặc Excel rồi bấm Đánh dấu đã gửi.
- Chiết khấu cao hơn mức cho phép thì sao?
- Báo giá hiện cảnh báo Cần quản lý duyệt giá và chờ quản lý xác nhận.
- Nhân viên kinh doanh xem được báo giá của người khác không?
- Chỉ báo giá của khách mình phụ trách, theo phân quyền.
- Giá trên báo giá lấy từ đâu?
- Từ bảng giá còn hiệu lực của nhóm khách; nếu nhóm không có giá riêng thì lấy bảng giá chung, sau cùng là giá niêm yết. Người lập vẫn sửa được đơn giá từng dòng.
- Chiết khấu được cộng thế nào?
- Chiết khấu nhóm khách cộng chiết khấu bậc số lượng cao nhất mà dòng hàng đạt được, tối đa 100%. Bậc riêng của sản phẩm (nếu có) được ưu tiên hơn bậc chung.
- Khi nào báo giá phải chờ quản lý duyệt?
- Khi có dòng chiết khấu vượt ngưỡng đặt ở Thiết lập bán hàng (mặc định 10%), hoặc giá sau chiết khấu thấp hơn giá bán tối thiểu của mặt hàng.
- Vì sao thuế không bằng tổng thuế từng dòng?
- Ứng dụng tính thuế theo từng thuế suất trên tổng tiền sau chiết khấu của nhóm hàng cùng suất, giống cách hoá đơn thể hiện tiền thuế theo từng thuế suất. Cách này tránh lệch vài đồng do làm tròn từng dòng.
- Khách nợ quá hạn mức thì sao?
- Báo giá và đơn vẫn lập được, kèm cảnh báo vượt hạn mức. Riêng bước xác nhận đơn chỉ quản lý làm được. Để trống hạn mức nghĩa là không kiểm.
- Báo giá hết hiệu lực thì làm gì?
- Báo giá hết hiệu lực không chuyển thành đơn được. Bấm Sửa để gia hạn; nếu báo giá đã gửi khách, lần sửa được lưu thành lần mới và bản cũ vẫn giữ.
- Thế nào là đơn kẹt?
- Đơn nháp chờ xác nhận quá số ngày đặt ở Thiết lập bán hàng (mặc định 2 ngày), hoặc đơn Nháp, Đã xác nhận, Đang giao đã qua ngày hẹn giao. Đơn kẹt hiện trên Tổng quan kèm số ngày.
- Ứng dụng có tự gửi báo giá cho khách không?
- Không. Người dùng in A4, lưu PDF hoặc xuất Excel rồi tự gửi; trợ lý có thể soạn sẵn tin nhắn Zalo để người dùng gửi.
- Nợ hiện tại của khách có tự lấy từ kế toán không?
- Không. Nợ hiện tại do trợ lý kinh doanh hoặc quản lý cập nhật theo sổ công nợ, nhập tay hoặc nhập từ Excel. Ứng dụng cộng thêm giá trị đơn đang mở để ra dư nợ dự kiến.
- Trợ lý AI có tự tạo báo giá hay xác nhận đơn không?
- Không. Trợ lý chỉ tạo yêu cầu chờ duyệt; dữ liệu chỉ đổi khi người có quyền bấm Xác nhận. Các quy tắc duyệt giá và hạn mức nợ áp dụng như khi thao tác tay.