Chấm công & lương: từ máy chấm công tới phiếu lương từng người
Tài liệu này đi qua từng màn hình của Chấm công & lương: nhân sự nhập dữ liệu máy chấm công và rà bảng công ra sao, bảng lương tính bảo hiểm và thuế TNCN theo quy định nào, quản lý chốt kỳ thế nào, nhân viên xem phiếu lương của mình ở đâu, và trợ lý AI làm gì, dừng ở đâu.
Chấm công & lương là phần mềm cho bộ phận hành chính nhân sự của doanh nghiệp vừa và nhỏ. Mỗi tháng đi một vòng cố định: nhập dữ liệu máy chấm công, ra bảng công theo ca và ngày lễ, tính bảng lương có bảo hiểm và thuế TNCN theo quy định đúng kỳ, quản lý chốt, rồi mỗi nhân viên tự xem phiếu lương của mình.
Các phần trong hướng dẫn
- Chấm công & lương là gì?
- Vấn đề thường gặp và cách Chấm công & lương xử lý
- Bắt đầu nhanh
- Màn hình cho quản lý và nhân sự
- Màn hình của nhân viên
- Quy định và cách tính lương
- Trợ lý, duyệt và dữ liệu
- Vai trò và phân quyền
- Trợ lý AI: làm gì và dừng ở đâu
- Kết nối agent KimQ và công cụ khác
- Dữ liệu và kiểm soát
- Hành trình sử dụng
Câu hỏi thường gặp
- Nhân viên thấy lương của người khác không?
- Không. Nhân viên chỉ thấy công, phép và phiếu lương của chính mình.
- Bảng lương có tự chốt không?
- Không. Bảng lương nháp được rà cảnh báo rồi quản lý chốt.
- Máy chấm công loại nào cũng nhập được?
- Ứng dụng nhập tệp Excel hoặc CSV xuất từ máy; ứng dụng cho biết số lượt hợp lệ và dòng lỗi trước khi nhập.
- Đọc được tệp của máy chấm công nào?
- Tệp Excel (.xlsx) hoặc CSV xuất từ máy chấm công, dạng mỗi lượt chấm một dòng hoặc mỗi ngày một dòng có giờ vào, giờ ra. Ứng dụng tự tìm dòng tiêu đề và khớp tên cột, kể cả viết không dấu.
- Quên chấm công thì sửa thế nào?
- Nhân sự mở bảng công của người đó, bấm vào ngày thiếu chấm, nhập giờ vào, giờ ra và lý do. Thay đổi đi qua xem trước, xác nhận và được ghi nhật ký.
- Ngày lễ, Tết tính công ra sao?
- Ngày lễ rơi vào ngày làm việc được tính là ngày hưởng lương. Đi làm vào ngày lễ hoặc ngày nghỉ hằng tuần được tính tăng ca với hệ số 300% hoặc 200%. Công ty nhập ngày nghỉ thực tế ở Ca & ngày lễ, gồm phương án Tết và ngày nghỉ bù.
- Bảo hiểm và thuế TNCN tính theo quy định nào?
- Theo bảng quy định có ngày hiệu lực và số hiệu văn bản, chọn đúng mức cho từng kỳ; ví dụ kỳ 2026 dùng giảm trừ bản thân 15.500.000 đ và biểu thuế 5 bậc. Xem toàn bộ ở màn Quy định áp dụng.
- Thử việc, khoán việc có đóng bảo hiểm không?
- Hợp đồng thử việc riêng và khoán việc không đóng bảo hiểm bắt buộc, thuế TNCN khấu trừ 10% khi khoản trả từ ngưỡng. Phiếu lương ghi rõ lý do không đóng.
- Sai sót sau khi chốt lương thì sao?
- Kỳ đã chốt không sửa được. Nhân sự tạo khoản điều chỉnh (truy lĩnh hoặc truy thu, có lý do), khoản này cộng vào phiếu lương kỳ sau ở dòng Điều chỉnh kỳ trước.
- Nhân viên có thấy lương người khác không?
- Không. Quyền kiểm ở máy chủ cho mọi đường vào; nhân viên chỉ thấy công, phép và phiếu lương đã chốt của mình. Hỏi trợ lý lương người khác cũng bị từ chối.
- Trợ lý AI có tự tính lương hay tự chốt không?
- Không. Số liệu do bộ tính của ứng dụng; trợ lý chỉ đọc và giải thích. Việc tính lương, chốt, duyệt nghỉ do trợ lý chuẩn bị đều chờ người có quyền bấm Xác nhận.
- Quy định đổi giữa năm thì bảng lương cũ có bị tính lại không?
- Không. Mỗi bảng lương lưu bản chụp quy định đã dùng, nên kỳ cũ luôn giữ đúng số đã chốt; kỳ mới tự lấy mức có hiệu lực của kỳ đó.
- Có nối được với agent hoặc phần mềm khác không?
- Có. Quản lý hoặc nhân sự tạo khoá kết nối ở Cài đặt; agent KimQ và công cụ khác gọi cùng bộ lệnh với quyền của người tạo khoá, lệnh ghi chỉ tạo đề xuất chờ duyệt.