Bộ giải pháp phân phối hoá chất: bán hàng, kho, nhập khẩu, giao hàng, tuân thủ và trợ lý Zalo
Tài liệu này đi qua từng màn hình của cổng vận hành dành cho nhà phân phối hoá chất: chủ doanh nghiệp xem gì mỗi sáng, kinh doanh lập báo giá và theo dõi đơn ra sao, kho và mua hàng quản lý lô, hạn dùng, chứng từ nhập khẩu thế nào, bộ phận pháp lý khai báo và giữ giấy phép ở đâu, và trợ lý trong nhóm Zalo làm những việc gì.
Một cổng vận hành chung cho kinh doanh, kho, giao vận, mua hàng, kế toán và pháp lý của nhà phân phối hoá chất. Đơn bán lấy từ phần mềm bán hàng đang dùng; cổng gom chứng từ, lô hàng, giấy phép, khai báo và công nợ quanh từng đơn, còn trợ lý Zalo nhập liệu và trả lời ngay trong nhóm chat của các phòng ban.
Các phần trong hướng dẫn
- Bộ giải pháp phân phối hoá chất là gì?
- Vấn đề thường gặp và cách hệ thống xử lý
- Bắt đầu nhanh
- Tổng quan và trợ lý Zalo
- Bán hàng: từ báo giá tới giao hàng
- Kho và mua hàng: tồn theo lô, nhập khẩu
- Tuân thủ: khai báo, giấy phép, sản phẩm, văn bản, an toàn
- Công nợ: hạn mức và nhắc nợ
- Trợ lý: làm gì và dừng ở đâu
- Quyền, duyệt và lịch sử thao tác
- Triển khai
- Hành trình sử dụng
Câu hỏi thường gặp
- Có phải bỏ phần mềm bán hàng đang dùng không?
- Không. Đơn vẫn lên ở phần mềm bán hàng; cổng nạp lại dữ liệu để xem và kiểm tra.
- Trợ lý Zalo có tự ghi hay gửi cho khách không?
- Không. Trợ lý đọc tin trong nhóm nội bộ và tạo việc; thao tác ghi qua bản xem trước và người có quyền xác nhận.
- Khách vượt hạn mức nợ thì sao?
- Báo giá dừng ở bước Duyệt cho tới khi quản lý bấm Duyệt.
- Công ty có phải bỏ phần mềm bán hàng đang dùng không?
- Không. Đơn, khách, mã hàng vẫn lên ở phần mềm bán hàng; cổng lấy dữ liệu đó để gom chứng từ, khai báo, công nợ và giao hàng quanh từng đơn.
- Nhân viên có phải học thêm ứng dụng chat mới không?
- Không. Trợ lý làm việc trong nhóm Zalo sẵn có của các phòng; nhân viên nhắn và gửi ảnh như bình thường.
- Hệ thống có tự nộp khai báo lên Cổng không?
- Không. Hệ thống chuẩn bị file import và từng trường cần khai, người phụ trách khai trên Cổng rồi bấm Đánh dấu đã khai trên Cổng.
- Nhóm khai báo của một mã hàng lấy từ đâu?
- Từ bảng phân loại mã hàng của công ty, xếp theo Phụ lục II và Phụ lục III Nghị định 24/2026/NĐ-CP. Pháp lý đổi nhóm ngay trong bảng, lựa chọn áp cho mọi đơn và file khai báo, mọi lần sửa có lịch sử.
- Trợ lý có gửi báo giá hay tin nhắc nợ cho khách không?
- Không. Trợ lý soạn sẵn nội dung; nhân viên xem và tự gửi cho khách.
- Một đơn thiếu chứng từ thì biết bằng cách nào?
- Ô chứng từ trên từng đơn ghi đủ/thiếu, dòng Thiếu liệt kê tên giấy; Tổng quan có ô Đơn thiếu chứng từ.
- Có cảnh báo hàng tương kỵ khi xếp xe không?
- Có. Màn Giao hàng cảnh báo khi một chuyến chở chung hàng không được để cùng khoang, ví dụ Javen với axit clohydric, và nhắc giấy phép vận chuyển hàng nguy hiểm của xe sắp hết hạn.
- Nhiều kho, kể cả kho thuê, có quản lý được không?
- Được. Tồn kho theo dõi theo lô ở từng kho; Giấy phép & kho ghi kho nào có trong giấy chứng nhận.
- Dùng trên điện thoại được không?
- Được. Cổng làm cho điện thoại trước: menu ☰, thanh dưới với Đơn bán, Xuất kho, Khai báo, Trợ lý, Khách; trên máy tính có menu bên trái.