Hoá đơn đầu vào: kiểm từng hoá đơn, xử lý sai sót và lập bảng kê
Tài liệu này đi qua từng màn hình của ứng dụng Hoá đơn đầu vào: nhập tệp XML hoá đơn điện tử, đọc kết quả 17 phép kiểm và căn cứ của từng lỗi, ghi chứng từ thanh toán, soạn thư đề nghị người bán điều chỉnh, đối chiếu với đơn mua và phiếu nhập, lập bảng kê thuế GTGT đầu vào theo kỳ; trợ lý AI làm gì và mọi thay đổi dữ liệu được duyệt ra sao.
Hoá đơn đầu vào là ứng dụng cho kế toán thuế và nhân viên chứng từ. Mỗi hoá đơn điện tử nhận về được đọc từ tệp XML, kiểm ngay theo quy định áp dụng tại ngày lập, gắn với chứng từ thanh toán, đơn mua, phiếu nhập, rồi đi vào bảng kê theo kỳ. Ứng dụng chạy trên điện thoại và máy tính; trên màn rộng có thanh bên và khung trợ lý.
Các phần trong hướng dẫn
- Hoá đơn đầu vào là gì?
- Vấn đề thường gặp và cách ứng dụng xử lý
- Bắt đầu nhanh
- Các màn hình nghiệp vụ
- Mỗi hoá đơn được kiểm những gì
- Trợ lý, duyệt và dữ liệu
- Vai trò và phân quyền
- Trợ lý AI: làm gì và dừng ở đâu
- Kết nối agent KimQ và công cụ khác
- Dữ liệu và kiểm soát
- Hành trình sử dụng
Câu hỏi thường gặp
- Ứng dụng có tự nộp tờ khai không?
- Không. Ứng dụng xuất Excel; kế toán đối chiếu với mẫu tờ khai đang dùng rồi tự kê khai.
- Có sửa được hoá đơn gốc không?
- Không. Ứng dụng chỉ đọc và đối chiếu; với lỗi phía người bán, kế toán soạn thư đề nghị người bán.
- Nhập trùng tệp có sao không?
- Tóm tắt trước khi nhập cho biết số hoá đơn, và hoá đơn đã có trong sổ được nhận biết.
- Nhập hoá đơn bằng cách nào?
- Bấm Nhập tệp XML ở màn Hoá đơn và chọn nhiều tệp XML hoá đơn điện tử cùng lúc, hoặc đính kèm tệp vào khung trợ lý. Bảng kê Excel tải từ cổng thuế nhập ở màn Nhập tệp với loại Bảng kê hoá đơn.
- Nhập trùng một hoá đơn thì sao?
- Hoá đơn trùng mã số thuế người bán, mẫu số, ký hiệu và số hoá đơn bị bỏ qua và được ghi trong bản xem trước, do đó không vào sổ hai lần.
- Căn cứ pháp lý của từng lỗi lấy từ đâu?
- Từ bảng quy định của ứng dụng: mỗi quy định có số hiệu văn bản, điều khoản, ngày hiệu lực và liên kết văn bản gốc. Màn Quy định áp dụng cho xem văn bản nào áp dụng với hoá đơn lập vào một ngày bất kỳ.
- Ứng dụng có tra cổng thuế hay xác thực chữ ký số không?
- Không. Ứng dụng không tra mạng và chỉ kiểm hoá đơn có thẻ chữ ký. Màn chi tiết hoá đơn ghi rõ việc kế toán tự làm: tra cứu hoá đơn và trạng thái mã số thuế người bán trên cổng thuế.
- Thư đề nghị người bán có tự gửi đi không?
- Không. Ứng dụng soạn bản nháp trong Hộp thư đi; kế toán bấm Sao chép nội dung, gửi từ email của mình rồi bấm Đã tự gửi.
- Hoá đơn trên 5 triệu đồng đã chuyển khoản sao vẫn cảnh báo?
- Vì ứng dụng thiếu chứng từ thanh toán của hoá đơn đó. Mở hoá đơn, bấm Thêm chứng từ thanh toán, chọn Chuyển khoản và nhập số chứng từ; phép kiểm chạy lại ngay.
- Hoá đơn còn lỗi có hạch toán được không?
- Được, nhưng phải nhập lý do khi đổi trạng thái sang Đã hạch toán. Hoá đơn còn lỗi không được đưa vào bảng kê.
- Bảng kê có dùng để nộp thẳng cho cơ quan thuế không?
- Không. Đây là bảng kê nội bộ hỗ trợ lập tờ khai 01/GTGT, gợi ý chỉ tiêu [23], [24], [25]. Kế toán đối chiếu với mẫu tờ khai đang dùng trước khi nộp.
- Đối chiếu 3 chiều cần dữ liệu gì?
- Bảng đơn mua và bảng phiếu nhập kho dạng Excel hoặc CSV, nhập ở màn Nhập tệp. Phiếu nhập cần ghi số hoá đơn và mã số thuế nhà cung cấp để ứng dụng gắn được với hoá đơn.
- Trợ lý có tự sửa dữ liệu không?
- Không. Mọi việc ghi, kể cả nhập hoá đơn hay soạn thư, đều thành yêu cầu chờ người bấm xác nhận, và được ghi nhật ký.